Dématérialisation du courrier
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5 bonnes raisons de dématérialiser vos envois de courrier !

La dématérialisation c’est quoi ?

La dématérialisation consiste à transformer des supports d’information matériels en supports numériques. (Larousse)

Dans une organisation, on parle de dématérialisation pour des supports papier devenant des fichiers informatiques. Dématérialiser ses flux s’inscrit souvent dans une démarche environnementale « zéro papier ».

La dématérialisation des documents ou dématérialisation des processus va ainsi permettre à une entreprise de gérer de manière électronique ses flux de documents à partir d’un logiciel.

La dématérialisation : factures, gestion électronique des documents (GED), dans l’ère du temps !

La numérisation / digitalisation / dématérialisation est un sujet actuel. En effet, de part l’aspect environnemental, la sécurité, l’archivage et la simplicité dans sa globalité, c’est une méthode qui plaît de plus en plus.

Dématérialiser va permettre de mieux gérer l’accès à l’information, les délais de conservation d’un document (l’archivage), et ainsi de centraliser l’information.

Un grand nombre d’entreprises sont déjà passées à la signature électronique ou aux factures dématérialisées, mais qu’en est-il de la gestion de leur courrier ?

Dématérialisation courrier entrant

Le courrier entrant, c’est à dire, qui arrive vers l’entreprise, peut être dématérialisé même s’il est reçu au format papier ! Mais comment ?

La dématérialisation du courrier entrant, comment ça marche ?

Généralement, les organisations confient la tâche du courrier à un des salariés. C’est ce dernier qui pourrait être amené à voir évoluer ses missions afin de dématérialiser le courrier entrant de l’entreprise.

Il lui suffirait de scanner les courriers reçus puis de laisser faire le logiciel qui serait à même de reconnaître les informations contenues dans ce courrier et ainsi de le transmettre au bon destinataire. Cette solution permettrait d’archiver vos courriers et d’y avoir accès bien plus facilement.

De plus, comme pour les envois électroniques, il sera bien plus facile de les trier en fonction de leur provenance tout comme de savoir si ils ont été lu ou non. Et cela réduit à 0 les risques de pertes des documents !

Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

Dès le 1er janvier 2024, les entreprises n’auront plus le choix que d’accepter les factures électroniques. Ainsi, toutes les organisations devront être en mesure de traiter leurs factures fournisseurs de manière dématérialisée. La dématérialisation de la facture électronique va toutefois devoir répondre aux mêmes fonctions que la facture papier soit la même durée de conservation réglementaire. La facture électronique nécessite donc également un archivage.

Extraire des données de facturation grâce aux factures dématérialisées

La dématérialisation du courrier entrant et notamment des factures fournisseurs, va vous permettre d’extraire les données de facturation.

En effet, il est nécessaire d’extraire les données de vos factures fournisseurs comme la date, le fournisseur, le numéro de TVA intracommunautaire, la référence de la commande. En dématérialisant l’outil va le faire à votre place ! Les données seront automatiquement reconnues. Elles sont ensuite contrôlées et extraites. Enfin, votre document sera horodaté puis classé en tant que facture.

Dématérialisation courrier sortant

Qu’est-ce que le courrier sortant ? Le courrier sortant c’est le courrier que vous envoyez. Un bulletin de paie à un salarié, une facture à un client, un mailing marketing, tous ces courriers sont des courriers sortants.

Dématérialiser le courrier sortant de votre organisation vous permettrait de vous débarrasser de tâches chronophages sans valeur ajoutée telles que les impressions, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi.

Vous êtes toujours dans l’ère du timbre ? Cela vous évitera également de gérer vos stocks de timbres et les longues files d’attente au bureau de poste !

Vous vous demandez comment faire pour les documents nécessitant un accusé de réception ou toute preuve légale ? C’est simple, avec la Lettre Recommandée Electronique qualifiée eIDAS, vous obtiendrez la même valeur légale qu’un recommandé papier tout en gagnant du temps et de l’argent !

Les 5 bonnes raisons de dématérialiser ses envois de courrier

1/ La dématérialisation pour réduire son impact environnemental

Papier ou électronique ? C’est surement l’avantage le plus évident lorsque l’on pense au numérique : l’écologie ! En effet, dématérialiser permet de réduire ses impressions de papier et donc son empreinte environnementale !

Réduire ses impressions de courrier est donc une solution. Toutefois, pour aller au bout de votre processus de dématérialisation il faut réduire absolument toutes vos impressions. Aujourd’hui, il existe la signature électronique. Un processus vous permettant de signer tous vos documents : contrats, factures… avec la même valeur légale qu’une signature sur papier !

2/ Dématérialiser pour réduire ses coûts

Dématérialiser coûte moins cher. En effet, plus de ramettes de papier à commander ! Mais aussi plus de cartouches d’encre ni de frais de maintenance de la machine. Et si vous réduisez considérablement vos impressions vous n’aurez plus besoin d’un copieur multifonction puissant, un petit équipement suffira et son acquisition sera bien moins onéreuse.

Il faut savoir aussi que le stockage à un coût !

3/ Archiver ses documents

Dématérialiser permet de gagner un espace conséquent, pour les documents RH et les bulletins de paie comme pour toutes les factures clients / fournisseurs. La loi imposant une durée de conservation minimum de certains documents, il devient très intéressant de passer au numérique. D’autant plus si votre espace de stockage physique commence à être étroit !

Vous ne le voyez peut-être pas mais il faut de la place et du temps pour trier et archiver tous les documents qu’une société accumule pendant des années, la dématérialisation peut ainsi être la solution durable.

Un système d’archivage électronique permet également de garantir l’intégrité de vos documents puisqu’une fois archivées les données ne pourront être modifiées.

Ainsi, archiver ses documents sur un cloud permet d’accéder en temps réel à vos données tout en gagnant en sécurité.

4/ Confidentialité & sécurité

La dématérialisation du courrier sortant permet de gagner en confidentialité et en sécurité.

On va prendre l’exemple de la Lettre Recommandée Electronique citée un peu plus haut. Cette dernière a la même valeur légale qu’un recommandé papier mais elle est plus sécurisée puisqu’elle nécessite une identification poussée du destinataire. En effet, ce dernier va devoir se munir de sa carte d’identité ainsi que de sa caméra afin de vérifier son identité. En revanche, le recommandé papier, malgré les règles, est parfois remis à une tierce personne. C’est ce qui peut arriver lorsque le facteur omet de demander une pièce d’identité… mais cela n’arrivera plus avec la LRE !

Il en est de même pour la dématérialisation du courrier entrant. Vous allez gagner en confidentialité. La venue de votre collègue vous apportant un courrier confidentiel à la vue de tous vous gêne ? L’enveloppe déposée sur un bureau dans un open space où les places ne sont pas attitrées se perd régulièrement ? Le courrier que vous attendez depuis trois jours a été déposé sur votre bureau mais personne ne vous avertit parce que vous êtes en télétravail ? La dématérialisation vous permettra d’éviter ces petits soucis du quotidien !

5/ Gagner en productivité en dématérialisant

Dématérialiser vous permettra de gagner du temps et donc de vous concentrer sur les tâches essentielles à votre activité. Confiez votre courrier à un prestataire comme DOC’UP pour la dématérialisation c’est un gain en productivité garanti !

Mais ce ne sont pas les uniques raisons pour passer à la dématérialisation ! Pensez aussi pour la satisfaction client ou celle des collaborateurs ! Pour les bulletins de paie dématérialisés par exemple : coffre-fort électronique, email ou espace dédié de votre SIRH, vos salariés n’ont plus besoin de papier pour consulter leurs fiches de paie. Depuis le 1er janvier 2017, fournir un bulletin de paie dématérialisé ne requiert plus le consentement du salarié. Toutes les entreprises peuvent ainsi le mettre en place. De plus, cela a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie en version papier.

Comment passer à la dématérialisation avec DOC’UP ?

Cela vous a convaincu de passer à la dématérialisation ? Vous êtes simplement curieux de savoir comment le mettre en place dans votre organisation ?

Chez DOC’UP, nous vous proposons l’externalisation et la dématérialisation de vos envois de courrier. C’est très simple !

Une interface web, accessible 24h/24 et 7jours/7, vous permettant de déposer l’ensemble de vos courriers sortants. Nous n’avez qu’à choisir le canal d’envoi et DOC’UP s’occupe du reste ! Envois simples et recommandés, papier ou électroniques, tout est possible.

Comme évoqué précédemment, nous proposons des solutions d’envoi de recommandés électroniques. L’avis électronique / notification électronique et la Lettre Recommandée Electronique (LRE) en font partie.

Dans le cadre des envois papier, nous allons « rematérialiser » vos courriers. Cela consiste à imprimer vos bulletins de paie transmis en PDF par exemple, puis à les mettre sous plis et les affranchir. Et évidemment, à les envoyer à vos salariés. Si certains de vos salariés préfèrent l’envoi papier et d’autres l’envoi électronique, pas de panique ! Notre solution permet de faire le dispatch très facilement !

Pour une démo de notre solution dans vos locaux, en visio ou un simple échange : contact@doc-up.fr !

Et pour découvrir notre solution plus en détail, rendez-vous sur notre page dématérialisation du courrier ou sur notre chaîne Youtube pour des vidéos explicatives.