Signature électronique
Accélérez la circulation de l’information en dématérialisant vos signatures !
La signature électronique permet un échange de flux sécurisé tout en gagnant du temps et de l’argent.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
« La signature électronique est un procédé permettant à une personne d’apposer son accord sur un document électronique. »*
La signature électronique, quelle valeur légale ?
La signature électronique ne doit pas être confondue avec une signature manuscrite scannée, soit un document papier qui sera ensuite numérisé.
La signature électronique se définit par un accord déposé sur un document numérique par le biais d’un outil dédié.
En somme, une signature sous forme d’image qui sera copiée/ collée dans un document pdf ne sera pas conforme. Le document n’aura plus de réelle valeur juridique. Il ne sera plus lié à une personne en particulier, il ne sera ainsi plus possible d’identifier le signataire de manière fiable.
Chez DOC’UP, nous vous offrons une solution de signature électronique certifiée. Elle répond au règlement eIDAS et au décret 2017-1416 du 28 septembre 2017. Elle permet au tiers de confiance de certifier, sceller et horodater ses transactions pour leur donner une valeur légale et probante.
Une signature électronique fait autorité lors d’un litige. En effet, elle répond aux exigences légales en identifiant la personne qui signe et en établissant la preuve de consentement du signataire. Ce procédé garantit également la conservation de l’intégrité du contrat (ou autre document) et de la signature.
3 types de e-signatures
Vos courriers peuvent être signés électroniquement de plusieurs façons. Vous pouvez faire signer votre document à distance mais également en face à face, même sans connexion internet, ou bien en ligne. Il est aussi possible de mixer les formes de signatures dans le cas où il y aurait plusieurs signataires.
Signature à distance
Pour une signature électronique à distance, votre client reçoit un lien par email afin d’accéder au contrat et de le signer. La procédure est très facile et permet ainsi au client de se connecter de manière sécurisée via un mot de passe unique envoyé par sms.
Signature en face à face
La signature électronique en face à face est à privilégier lorsque vous êtes en rendez-vous physique avec votre interlocuteur sur un écran d’ordinateur partagé en réseau. L’authentification va ainsi se faire via un mot de passe unique envoyé par sms au client.
Signature en ligne
Grâce au mode « en ligne » le client va pouvoir signer son contrat instantanément sur votre écran de tablette ou de téléphone. Ce mode permet ainsi d’obtenir une signature électronique avec ou sans réseau depuis l’application mobile.
Accélérer sa digitalisation tout en réduisant ses coûts
« D’ici 2025, 100% des transactions se feront sous forme numérique. »
La transformation digitale est au centre des préoccupations de toutes les organisations. Elle répond en effet à des enjeux de productivité et économiques considérables.
S’équiper d’un logiciel de signature en ligne va décharger vos équipes de tâches chronophages comme l’impression, l’expédition et le traitement des courriers. Vous allez ainsi supprimer vos coûts d’affranchissements et de consommables.
Que vous soyez à vos débuts dans le numérique ou que vos process soient déjà tous digitalisés, vous y gagnerez à passer à la e-signature !
Gagner du temps dans ses échanges
Réduisez la perte de documents, les contrats qui s’égarent parmi des piles de dossiers. Retrouvez tous vos documents sur une interface unique, vos envois de courriers et vos contrats signés électroniquement seront accessibles très facilement.
Oubliez les allers-retours de courriers à signer et à renvoyer, gagnez du temps !
De plus, la signature électronique vous permet d’approuver plusieurs documents en une fois. Vous n’aurez donc plus à recopier votre signature à répétition comme c’est le cas pour une signature manuscrite.
Gagner en sécurité en privilégiant la signature électronique
La e-signature permet de prouver l’identité du signataire mais aussi d’éviter la modification d’un document une fois signé.
Il est bien plus compliqué de falsifier ou de recopier une signature électronique que manuscrite. Cela explique pourquoi, aujourd’hui, la version en ligne est davantage acceptée que la version manuscrite.
Chez DOC’UP, notre module de signature en ligne repose sur une infrastructure fiable, sans interférences externes et fuites de données possibles.
Archiver ses contrats plus facilement avec la signature électronique
Tous les contrats que vous allez soumettre en signature électronique sur notre plateforme seront sauvegardés.
DOC’UP vous permet d’archiver automatiquement de manière sécurisée l’ensemble de vos documents.
Vous n’aurez ainsi plus aucun risque de perte de données. Vos contrats commerciaux, baux de locations, PV d’assemblée générale… seront accessibles en ligne sur l’interface DOC’UP.
Devenir une entreprise plus responsable en favorisant le digital
Pensez écologie, protégez l’environnement !
Evitez le gaspillage de papier, traitez tous vos flux de manière électronique.
DOC’UP vous propose une offre digitale complète afin d’envoyer vos courriers de manière dématérialisée mais aussi de signer électroniquement. Vos clients n’auront plus à imprimer leurs contrats pour vous les renvoyer signer.
Une expérience client améliorée grâce à la signature en ligne
Vos clients pourront désormais signer tout type d’accord en quelques clics seulement, c’est ainsi une manière de contractualiser très efficace.
Plus besoin d’imprimer, de renvoyer et de conserver des documents papiers. Tout se fait de manière électronique.
C’est plus rapide et très intuitif grâce à l’interface DOC’UP.
La satisfaction de vos clients s’en verra ainsi améliorée. C’est également une manière d’offrir un parcours client beaucoup plus fluide, et d’apporter une touche de modernité à votre image de marque.
Mettre en place la signature électronique très simplement
L’API intégrée dans votre interface courrier DOC’UP Online / DOC’UP Immo vous permet d’envoyer vos documents à signer très facilement à vos clients. Comme pour le reste des fonctionnalités de notre plateforme, soumettre un document en signature électronique se fait de la manière la plus simple possible.
Du côté du signataire, la marche à suivre est très simple aussi. Il n’a qu’à valider la demande de signature en suivant les indications pour l’authentification renforcée. Il reçoit à la fois un email et un SMS avec un code unique à retranscrire pour s’identifier, ce qui sécurise le process.
Source : Le guide utilisateur de la signature électronique, economie.gouv.fr