Astuces pour optimiser l’utilisation d’une machine à affranchir
L’efficacité et la productivité sont des atouts essentiels pour toutes les entreprises, l’utilisation d’une machine à affranchir peut ainsi devenir un atout précieux. Non seulement elle vous fait gagner du temps, mais elle peut également vous faire économiser de l’argent. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est important de connaître quelques astuces pour optimiser son utilisation.
Dans cet article, nous vous présenterons des conseils pratiques pour maximiser les avantages de votre machine à affranchir.
Choisir la machine à affranchir adaptée à ses besoins
Le choix de la machine à affranchir est une étape décisive. Il est nécessaire d’opter pour un modèle adapté à vos besoins pour optimiser vos opérations postales. Pour prendre la meilleure décision, commencez par évaluer vos besoins spécifiques.
Une machine à affranchir différente selon le volume d’envoi
Considérez le volume de courrier que vous traitez quotidiennement. L’envoi d’une lettre par jour, de 20 lettres ou d’une centaine va impacter votre choix. Certains systèmes d’affranchissement sont fait pour traiter les envois en masse. En effet, ils sont dotés d’options qui vous font gagner du temps comme la pesée dynamique et la pesée différentielle.
Un système d’affranchissement différent selon le type d’envoi
Les types d’envois que vous effectuez doivent aussi influencer votre choix. En effet, si vous envoyez des lettres uniquement ou si vous expédiez également des colis, le choix de la machine ne sera peut-être pas le même, Certaines machines ne permettant pas d’affranchir des colis.
Aussi, pensez bien en amont aux fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin, telles que la personnalisation de l’empreinte postale avec votre logo, la possibilité d’avoir plusieurs comptes, la facturation détaillée…
Former ses collaborateurs à l’utilisation d’une machine à affranchir
Gestion du nombre de comptes
Avant de choisir votre machine à affranchir, il est nécessaire de réfléchir au nombre de personnes qui vont être amenées à l’utiliser. En effet, vous pouvez configurer un nombre de comptes utilisateurs (5, 10, 20, 250) différent selon les modèles.
Sécurité d’utilisation de la machine à affranchir
Pour sécuriser l’utilisation de votre machine à affranchir, vous pouvez également mettre un mot de passe pour contrôler l’accès. Cela peut être utile si la machine est installée dans un open space et non dans un bureau individuel afin d’éviter tout affranchissement non souhaité ou toute utilisation à des fins non professionnelles.
La formation à l’utilisation de la machine à affranchir
Bien que les machines à affranchir DOC’UP soient très faciles à prendre main et à utiliser, il reste nécessaire d’expliquer à vos collaborateurs comment les utiliser de manière optimale. En effet, vous pouvez gagner du temps en créant des raccourcis sur votre écran tactile pour vos opérations les plus courantes. Et pour toute demande, notre service client se tient à votre disposition !
Utiliser des cartouches d’encre et autres fournitures DOC’UP
Acheter des cartouches d’encre originales
Afin de garantir le bon fonctionnement de votre machine à affranchir, il est nécessaire de la maintenir en bon état, comme n’importe quel équipement. Il est ainsi primordial d’utiliser des cartouches d’encre adaptées et donc, proposées directement par votre fournisseur de système d’affranchissement.
Opter pour des cartouches adaptées à vos besoins
Chez DOC’UP, nous proposons plusieurs modèles de cartouches adaptées à nos machines mais aussi à votre volume d’envoi. En effet, si vous envoyez peu de courrier, il est préférable d’acheter des cartouches de petite capacité afin d’éviter que l’encre ne sèche.
Choisir des fournitures courrier adaptées
Comme pour les cartouches d’encre, il est nécessaire de vous équiper de consommables de qualité et adaptés à votre utilisation. Si vous choisissez une machine à affranchir vous permettant d’expédier des colis, il vous faudra alors acheter des étiquettes. Chez DOC’UP, nous proposons naturellement des étiquettes adaptées à cet usage et recommandons fortement de n’utiliser que celles-ci.
Il peut être frustrant de manquer d’encre ou d’étiquettes au moment où vous en avez le plus besoin. Assurez vous de maintenir un inventaire adéquat de fournitures, d’encre, d’étiquettes et d’enveloppes. Et n’hésitez pas à contacter vos conseillers DOC’UP Direct par mail ou par téléphone pour passer commande de consommables courrier.
Choisir une machine qui automatise les mises à jour
Enfin, assurez vous également de la conformité avec les tarifs postaux en vigueur, car cela peut avoir un impact sur vos coûts d’affranchissement. En effet, la Poste fait évoluer ses tarifs en début d’année pour les machines à affranchir comme pour les timbres, les machines doivent ainsi télécharger ses nouveaux tarifs. Chez DOC’UP, la mise à jour des tarifs postaux se fait automatiquement. Vous n’avez rien à faire pour être en conformité !
Enfin, n’oubliez pas de prendre en compte la capacité de la machine à s’intégrer facilement à votre environnement de travail et à évoluer avec votre entreprise.
Découvrez les tarifs postaux 2024 et optez pour une machine à affranchir pour réaliser des économies sur vos frais d’affranchissement !