Logiciel syndic Neoteem & automatisation des envois de courrier avec le connecteur DOC’UP Immo
La gestion d’une copropriété implique l’envoi régulier de nombreux documents : convocations d’assemblées générales, appels de fonds, procès-verbaux, relances ou encore notifications réglementaires.
Pour les cabinets de syndic, ces communications représentent un volume important de courrier à préparer et à expédier.
Afin de simplifier cette gestion, le logiciel syndic Neoteem propose un connecteur avec DOC’UP Immo. Il permet d’automatiser l’envoi de courrier directement depuis le logiciel métier.
Cette intégration permet aux gestionnaires de gagner du temps tout en sécurisant leurs communications avec les copropriétaires.
Le logiciel syndic Neoteem : une solution dédiée aux administrateurs de biens
Un outil conçu pour la gestion de copropriété
Lojii de Neoteem est un logiciel métier destiné aux professionnels de l’immobilier, notamment aux syndics de copropriété.
La plateforme permet de centraliser la gestion des copropriétés au sein d’un environnement unique :
- gestion administrative des immeubles
- comptabilité de copropriété
- suivi des copropriétaires
- gestion des charges et appels de fonds
En structurant l’ensemble des données et des processus, le logiciel permet aux cabinets de syndic de travailler plus efficacement au quotidien.
Un logiciel syndic pensé comme une plateforme connectée
Au-delà de ses fonctionnalités de gestion, Neoteem s’inscrit dans une logique d’écosystème ouvert.
L’objectif est de permettre aux cabinets d’intégrer facilement des services complémentaires pour automatiser certaines tâches : gestion documentaire, communication avec les copropriétaires ou encore envoi de courrier.
C’est dans cette logique qu’a été développé le connecteur entre Neoteem et DOC’UP Immo, permettant de gérer directement les correspondances syndic / copropriétaires dans le logiciel.
Le connecteur DOC’UP dans Neoteem Lojii
Envoyer les courriers directement depuis le logiciel métier syndic
Grâce au connecteur DOC’UP Immo, les utilisateurs de Neoteem peuvent déclencher l’envoi de leurs documents directement depuis leur environnement de travail.
Les documents générés dans le logiciel (convocations, appels de fonds, notifications…) peuvent être transmis à DOC’UP pour être envoyés sans manipulation supplémentaire.
Depuis l’interface DOC’UP Immo, il suffit simplement de valider l’envoi en cliquant sur un bouton pour lancer la production et l’expédition des courriers.
Cette intégration permet notamment de :
- Automatiser l’envoi des convocations d’AG, PV, mises en demeure et autres courriers
- Eviter les exportations et manipulations manuelles
- Centraliser le suivi des communications
- Simplifier l’organisation des envois volumineux
- Adapter automatiquement le mode d’envoi
L’automatisation des envois aux copropriétaires
Le connecteur permet également d’automatiser la répartition des envois selon les préférences des copropriétaires.
Ainsi, les documents peuvent être envoyés :
- Par voie postale pour les copropriétaires qui le souhaitent
- Par avis électronique pour ceux ayant opté pour la communication numérique
Cette automatisation facilite la gestion des communications tout en respectant les choix de réception de chaque copropriétaire.
De plus, DOC’UP accompagne tous les cabinets qui le souhaitent dans le recueil des préférences de réception des notifications de leurs copropriétaires. En effet, le module « Gestion des préférences » a été conçu afin que chaque copropriétaire déclare en deux clics sur un portail dédié, s’il souhaite recevoir ses correspondances en format papier ou électronique.
Un connecteur particulièrement adapté aux convocations d’assemblées générales
Gestion simplifiée des envois volumineux
Les convocations d’assemblées générales représentent souvent les envois les plus importants pour les cabinets de syndic.
Ces documents peuvent inclure de nombreuses annexes : budgets, devis, rapports techniques ou documents juridiques.
Le connecteur entre Neoteem et DOC’UP permet de gérer facilement ces volumes importants en automatisant leur expédition.
Un format livret pour une présentation haut de gamme
Pour les convocations d’AG, DOC’UP propose également un format livret avec couverture, permettant d’améliorer la lisibilité et la présentation des documents.
Ce format plus confortable est particulièrement adapté aux convocations comportant de nombreuses pages ou annexes. Cette option peut être sélectionnée uniquement pour certaines copropriétés, les plus prestigieuses par exemple.
Externalisation du courrier syndic : un gain de temps pour les cabinets
Réduire les tâches administratives
Dans de nombreux cabinets, la préparation des envois de convocations d’AG représente encore un travail interne important : impression, mise sous pli, affranchissement et organisation des envois.
L’intégration d’une solution d’externalisation du courrier directement dans le logiciel syndic permet de simplifier ces opérations.
Grâce au connecteur Neoteem × DOC’UP Immo, les gestionnaires peuvent :
- Automatiser l’envoi de leurs documents
- Limiter les manipulations manuelles
- Sécuriser les communications réglementaires
- Améliorer la traçabilité des envois
L’intégration ne se limite pas à l’envoi des courriers : elle permet également d’assurer un suivi complet des expéditions.
Cela inclut la remontée des preuves d’envoi, y compris en cas de non distribution, directement dans le logiciel.
La solution gère à la fois le flux sortant (envoi des courriers) et le flux entrant (retours et preuves), garantissant un suivi complet.
Les équipes peuvent ainsi se concentrer davantage sur la gestion des copropriétés et la relation avec les copropriétaires.
Faciliter le travail des gestionnaires
L’un des objectifs du connecteur est de simplifier l’expérience utilisateur.
Une fois les documents générés dans Neoteem, l’envoi peut être déclenché en quelques étapes seulement depuis l’interface DOC’UP Immo.
En cas d’erreur, les utilisateurs peuvent également :
- Modifier une commande
- Supprimer un envoi
- Contacter l’équipe DOC’UP pour obtenir une assistance
Le service client est accessible via chat, email ou téléphone, afin d’accompagner les utilisateurs si nécessaire.
Une production 100% internalisée dans les locaux DOC’UP à Nanterre
L’ensemble de la production des courriers est réalisé au sein de notre centre de production dans les locaux DOC’UP à Nanterre.
Cette organisation permet d’assurer un suivi rigoureux des envois et de garantir une grande réactivité.
Les courriers peuvent notamment être traités le jour même lorsque les fichiers sont déposés avant 11h.
Une solution connectée pour moderniser la gestion du courrier copropriété
L’intégration entre Neoteem et DOC’UP Immo s’inscrit dans une évolution plus large du secteur immobilier.
Les cabinets de syndic recherchent aujourd’hui des solutions capables d’automatiser les tâches administratives tout en s’intégrant facilement dans leurs outils existants.
En connectant le logiciel syndic Neoteem à une solution d’externalisation du courrier, DOC’UP œuvre à simplifier la gestion du courrier en copropriété.
Une approche qui permet aux syndics de gagner en productivité tout en améliorant la gestion des communications avec les copropriétaires.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation des envois de courrier syndic ?
RDV sur la page dédiée DOC’UP Immo, l’interface d’envoi de courrier en ligne des syndics.