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Facturation à la Copropriété : Optimisez la gestion de vos frais en refacturant aux SDC

La gestion de la facturation à la copropriété représente un enjeu majeur pour les syndics mais le suivi des frais et leur gestion peuvent souvent s’avérer fastidieux et chronophages pour ces derniers.

DOC’UP vous explique comment fonctionne la refacturation aux SDC et quels sont les frais concernés.

Quels sont les frais refacturables aux Syndicats des Copropriétaires (SDC) ?

Le Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières précise que « L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. » Source : Legifrance*

Les frais refacturables sont les dépenses engagées par le syndic pour le compte du syndicat de copropriété et qui sont ensuite répercutées aux copropriétaires. Ces frais peuvent comprendre une variété de services et de dépenses. Les frais de travaux, les honoraires du syndic, les charges communes, les dépenses d’entretien sont inclus.

Les coûts relatifs au courrier, par exemple, en font partie.

Les frais d’acheminement et d’affranchissement refacturables aux syndicats de copropriétaires représentent les coûts associés à l’envoi de différents types de correspondance et de documents par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires (SDC). Ces frais peuvent inclure les coûts d’affranchissement pour l’envoi de courrier postal, les frais de messagerie pour les envois urgents, les coûts liés à l’acheminement de documents par voie électronique, tels que les Lettres Recommandées Electroniques (LRE) ou les envois par avis électronique.

Il est crucial pour les syndics de pouvoir suivre ces frais de manière précise et transparente afin d’assurer une bonne gestion financière et de maintenir la confiance des copropriétaires.

1. Les frais d’affranchissement postal et la facturation à la copropriété

Ces frais concernent les dépenses engagées par le syndic pour affranchir le courrier postal envoyé aux copropriétaires ou à d’autres parties prenantes de la copropriété. Le coût du timbre est donc directement payé par la copropriété. Ces envois peuvent inclure des convocations d’assemblée générale, des comptes rendus de PV d’AG, des appels de travaux, des relances, etc.

2. Frais de messagerie express et refacturation au SDC

Dans certains cas, les syndics doivent envoyer des documents de manière urgente. Par exemple, en cas d’avis important ou de convocation à une réunion d’urgence. Dans ces situations, le syndic peut utiliser des services de messagerie express pour assurer une livraison rapide et sécurisée. Les coûts associés à ces services peuvent également être refacturés au syndicat de copropriétaires.

3. Les frais d’acheminement électronique sont-ils refacturables à la copropriété ?

Avec l’essor du digital, de nombreux syndics font le choix de l’envoi électronique plutôt que postal. Il est en effet possible d’envoyer ses courriers par Lettre Recommandée Electronique ou Avis Electronique. Le canal électronique permet évidemment de conserver la valeur légale d’un envoi papier. Ces frais d’acheminement sont ainsi directement imputables au syndicat des copropriétaires sur le même principe que les envois postaux.

Les défis de la gestion des frais pour un syndic & la facturation à la copropriété

La gestion des frais refacturables peut être un défi pour les syndics. En effet, cela peut être complexe en raison de la diversité des dépenses à prendre en compte. Suivre manuellement chaque dépense, émettre des relevés détaillés et assurer la transparence vis-à-vis des copropriétaires peut être une tâche compliquée et une source d’erreurs.

Convaincu que la simplification de la gestion financière est une composante essentielle pour un syndic de copropriété, DOC’UP propose à ses clients syndics de facturer et prélever directement les SDC.

Ainsi, en choisissant DOC’UP comme partenaire courrier, les syndics peuvent être assurés que la gestion des frais refacturables est entre de bonnes mains. En définitive, cela offre une alternative à la méthode habituelle de facturation des débours en proposant aux syndicats de copropriétaires (SDC) une facturation d’acheminement. Ainsi, ils peuvent se concentrer pleinement sur leur mission principale : garantir une gestion transparente et efficace des copropriétés.

En résumé, les frais d’acheminement et d’affranchissement refacturables aux syndicats de copropriétaires représentent une composante importante des coûts de gestion d’une copropriété. En choisissant les bonnes solutions et en adoptant des pratiques de gestion efficaces, les syndics peuvent optimiser ces frais et garantir une gestion financière transparente et responsable pour l’ensemble des copropriétaires.

Très prochainement, DOC’UP vous permettra également de retrouver vos factures, les données de facturation relatives à chaque SDC… via un espace client dédié. Cette facilité d’accès aux données vous permettra d’être encore plus réactifs aux demandes de vos copropriétaires.

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*https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000030405166