Politique Qualité

La politique qualité des solutions et de l’organisation DOC’UP/NIRVA Software

Nous ne proposons que des solutions innovantes, ayant fait toutes leurs preuves, et nous avons mis en place une organisation et des services à même de garantir la satisfaction complète de nos clients (hotline téléphonique, assistance en ligne, interlocuteurs dédiés, livraison Express des consommables, programme Fidélité…).

Notre service après-vente est certifié ISO 9001.

RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre juridique du traitement de données à caractère personnel en Europe depuis le 25 mai 2018.

Si vous êtes une structure traitant des données à caractère personnel vous êtes assujetti aux dispositions du RGPD.
À cet égard, vous êtes soumis à des obligations auxquelles il faut vous conformer.
Il en est de même pour DOC’UP/NIRVA Software qui, au regard de sa situation, disposera d’obligations distinctes : en sa qualité de sous-traitant ou de responsable de traitement.

DOC’UP/NIRVA Software en qualité de sous-traitant

C’est certainement en cette qualité que vos attentes envers DOC’UP/NIRVA Software sont les plus importantes.
DOC’UP/NIRVA Software est qualifié de « sous-traitant » lorsqu’il traite des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable de traitement.

C’est le cas lorsque vous utilisez le service DOC’UP Online Pro et stockez des données à caractère personnel. Dans la limite de ses contraintes techniques, DOC’UP/NIRVA Software ne pourra traiter les données stockées que selon vos instructions, et ce pour votre compte.

Les engagements de DOC’UP/NIRVA Software en qualité de sous-traitant

Traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la bonne exécution des services : DOC’UP/NIRVA Software ne traitera jamais vos informations à d’autres fins (marketing, statistiques, etc.).
Ne pas transférer vos données hors UE ou hors pays reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection insuffisant.
Vous informer de tout recours à des sous-traitants qui pourraient traiter vos données à caractère personnel : à ce jour, aucune prestation impliquant un accès aux contenus stockés par vos soins dans le cadre des services n’est sous-traitée.
Mettre en œuvre des standards de sécurité élevés afin de fournir un haut niveau de sécurisation à nos services.
Vous notifier dans les meilleurs délais en cas de violation de données.
Vous assister à respecter vos obligations réglementaires en vous fournissant une documentation adéquate de nos services.

Ces engagements seront concrètement retranscrits au travers des Conditions générales d’utilisation du service DOC’UP Online Pro et dans les contrats.

DOC’UP/NIRVA Software en qualité de responsable de traitement

DOC’UP/NIRVA Software est qualifié de « responsable de traitement » lorsqu’il détermine les finalités et les moyens de « ses » traitements de données à caractère personnel.

C’est typiquement le cas quand DOC’UP/NIRVA Software collecte des données à des fins de facturation, de gestion des recouvrements, de l’amélioration de la qualité des services et de la performance, de démarchage commercial, de gestion commerciale, etc.

Dans cette hypothèse, « vos » données, celles que vous stockez sur le service DOC’UP Online Pro, ne sont pas concernées. En revanche, certaines informations vous concernant ou étant relatives à vos salariés (identité et coordonnées de l’interlocuteur dans le cadre d’une demande d’assistance technique, par exemple) peuvent l’être. C’est pourquoi DOC’UP/NIRVA Software tient à vous donner des éléments de compréhension sur les garanties mises en œuvre afin d’assurer la protection de ces données à caractère personnel.

Les engagements de DOC’UP/NIRVA Software en qualité de responsable de traitement

Limiter la collecte de données à celles strictement utiles : c’est dans le cadre de cette démarche que lors de la commande d’un service, vous ne renseignez que des données nécessaires pour que DOC’UP/NIRVA Software puisse assurer des services de facturation, de support ou encore respecter ses propres obligations légales en matière de conservation de données (notamment sur le fondement de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ).
Ne pas utiliser les données collectées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles furent collectées.
Conserver les données à caractère personnel durant une période limitée. C’est ainsi qu’à titre d’exemple, les données traitées à des fins de gestion de la relation entre le client et DOC’UP/NIRVA Software (nom, prénom, adresse postale, e-mail, etc.) sont conservées par l’entreprise pendant toute la durée du contrat et les trente-six (36) mois suivants. Au terme de ce délai, elles sont supprimées sur tous supports et sauvegardes.
Ne pas transférer ces données à des tiers.
Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un haut niveau de sécurité.