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Pourquoi faut-il passer à la facturation électronique ?

Déjà utilisée dans de nombreux pays européens et dans l’administration publique (obligatoire pour les entreprises émettant des factures envers la sphère publique), la facture électronique va très prochainement devenir obligatoire dans la facturation inter-entreprises.

Un changement important lorsque l’on sait que les échanges inter-entreprises sont aujourd’hui très peu dématérialisés et que la réforme va se mettre en place dès 2024.

Facturation électronique obligatoire : pourquoi et pour qui ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Avant de nous intéresser à la facture électronique, il est nécessaire de définir le terme facture. Une facture est « un élément de preuve d’une opération commerciale ». Elle matérialise une transaction financière mais sert aussi de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA.* 

La facture n’est donc pas une feuille de papier ou un fichier pdf mais bien une transaction. Cela explique qu’elle puisse être dématérialisée.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facture électronique ou « e-invoicing » en anglais, est une facture émise, transmise, reçue, et archivée de manière électronique. De plus, à la différence d’une facture papier ou d’un simple PDF, cette dernière est réglementée et doit comporter un minimum de données légales :

  • Date
  • Numéro de la facture
  • Identité de l’expéditeur
  • Identité du destinataire
  • Désignation du produit ou du service
  • Quantité
  • Numéro et taux de TVA
  • Date de la vente ou à laquelle a eu lieu la prestation
  • Montant HT et TTC et pénalités en cas de retard de paiement

Qui est concerné par la facture dématérialisée ?

Tous les professionnels entre eux ! Plus particulièrement, tous les professionnels assujettis à la TVA sont concernés par cette mesure. Ainsi, un vendeur s’adressant à des particuliers (BtoC), n’aura donc pas l’obligation de dématérialiser ses factures. En revanche, en BtoB, cela sera nécessaire.

Entre professionnels, à la fois l’expéditeur et le destinataire sont concernés.

Selon l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021, l’obligation de passer à la facture électronique va s’étendre du 1er juillet 2024 au 1er juillet 2026 en fonction de la taille de l’entreprise.

Dématérialiser ses factures : un gain de sécurité

Quelle différence entre une facture pdf et une facture électronique ?

Il faut que l’intégrité du contenu de la facture soit garantie, personne ne doit avoir été en mesure de la modifier. Un simple document pdf ne convient donc pas. En effet, il n’est pas réglementé car il est possible de le modifier, notamment grâce à des logiciels créatifs. Ce n’est donc pas assez sécurisé. Il faut un pdf certifié permettant la lecture du document dans le temps, et avec une signature électronique permettant de s’assurer qu’il s’agit du fichier original. En effet, si l’on y apporte des modifications il faudra le signer à nouveau.

Dématérialisation des factures et signature électronique

Cela présente un avantage car l’on connait l’émetteur exact de la facture mais attention car il y a des normes dans la signature électronique. Tous les outils de signature électronique ne répondent pas aux mêmes normes et donc, tous ne permettent pas le même niveau de sécurité. Dans le cadre de la facture électronique, la signature électronique est ainsi réglementée.

Aussi, bien que la facture soit dématérialisée, vous avez le droit de l’imprimer. Toutefois, cela n’aura pas de valeur légale au contraire de la version électronique.

Votre facture électronique doit également être archivée, de manière électronique.

L’archivage c’est quoi ?

L’archivage ce n’est pas juste mettre la facture sur le drive ou dans un dossier sur son disque dur. Archiver une facture est normé. Il sera par exemple recommandé de stocker ses factures dans ce que l’on appelle un coffre-fort électronique.

De plus, la facture électronique doit être conservée pendant un certain temps. D’un point de vue fiscal, la facture dématérialisée doit être transmise par voie électronique et conservée six ans.

Entreprises, pourquoi faut-il se mettre maintenant à la facturation électronique ?

Une échéance qui approche

Toutes les entreprises devront recourir à la facture électronique, en 2024 pour les grosses entreprises, 2025 pour les PME et 2026 pour les TPE.

Le 1er juillet 2024 certaines entreprises seront ainsi dans l’obligation d’y recourir.

Il est conseillé de s’intéresser dès aujourd’hui à la facturation électronique. En effet, selon votre activité, vous allez être amené à travailler avec des interlocuteurs qui peuvent être concernés très rapidement, vous le serez donc peut-être aussi indirectement. En tant que prestataire d’un grand groupe par exemple, ce dernier peut être amené à vous demander une facture électronique dès 2024, date à laquelle il sera dans l’obligation d’y recourir.

Il faut donc s’en soucier dès maintenant.

La facture électronique, plus simple et plus rapide pour les entreprises

La facturation électronique va permettre aux entreprises de gagner du temps et donc de la productivité. C’est moins de charge administrative, des délais de paiement réduits et ainsi une manière de faire des économies pour les entreprises. Le temps de traitement de la facture sera réduit, les coûts administratifs et de gestion aussi.

De plus, les risques d’erreur seront plus faibles et la sécurité plus élevée.

La facturation électronique permettra également aux entreprises de gagner du temps lors de leurs déclarations de TVA. Les champs seront par exemple pré-rempli.

D’un point de vue monétaire, la facture électronique permettra des réductions de coûts certains.

« Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros » https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises

En effet, un envoi électronique a un coût beaucoup plus faible qu’un envoi papier, surtout si vous utilisez des timbres postaux pour vos envois.

On peut également y voir une démarche écologique, en raison de la réduction des impressions de factures, parfois en plusieurs exemplaires, ainsi que des consommables que nécessite un envoi papier (enveloppes, cartouches d’encre…). La facturation dématérialisée est donc un bon moyen pour commencer à réduire son impact environnemental.

Pourquoi l’administration souhaite recourir à la facture électronique ?

Vers une simplification des contrôles fiscaux

Lors d’un contrôle fiscal par exemple il sera bien plus simple de jeter un œil à vos factures électroniques. La signature électronique écartera les doutes sur la conformité du document. Elle permettra de savoir qu’il s’agit du document original et non d’un duplicata.

Une autre mesure de cette réforme vise à donner à l’administration un regard sur l’ensemble de vos factures. En effet, dès qu’une facture sera émise, l’administration fiscale en sera informée. Elle aura donc connaissance de l’ensemble des informations figurant sur cette dernière. De quoi faciliter les contrôles fiscaux !

Elle permettra également à l’administration d’avoir un aperçu en temps réel de l’activité des entreprises.

L’objectif de la réforme sur la dématérialisation des factures

La réforme a pour but de retirer les fraudes à la TVA. C’est ainsi une manière de rendre plus fiables les contrôles fiscaux et les données transmises par les entreprises.

Il faut savoir que cette réforme est déjà en place et a fait ses preuves dans d’autres pays d’Europe.

Et concrètement, comment mettre en place la facturation électronique ?

Tout d’abord, la mise en place de la facture dématérialisée demandera surement des mises à jour des logiciels de facturation. Aussi, il faudra que les entreprises utilisent des plateformes spécifiques.

En émettant une facture, je vais me rendre sur une plateforme qui va transformer ma facture en facture électronique. Je renseigne ensuite le signataire puis la facture va être envoyée vers le portail public de facturation.

Depuis le 1er janvier 2017, la facture électronique est obligatoire pour les très grosses entreprises dans leurs échanges avec les marchés publics. Et depuis 2020, cette règle s’applique à toutes les entreprises. En effet, lorsqu’elles envoient des factures à l’administration publique, elles doivent passer par le portail Chorus Pro. Il s’agit donc déjà de factures électroniques. Le contexte légal est donc largement favorable.

Enfin, le client sera relié au portail public de facturation et pourra ainsi recevoir sa facture.

Il y aura deux possibilités :

  • La facture envoyée par le fournisseur transite par la plateforme publique et l’envoi au client
  • La facture envoyée par le fournisseur transite via une plateforme privée certifiée qui va communiquer directement les données à la plateforme publique

Par conséquent, petite ou grande entreprise, il est nécessaire d’anticiper le passage à la facture électronique dès maintenant.

Vous avez des questions ? N’hésitez pas à nous contacter sur contact@doc-up.fr et à lire notre page dédiée à la facture électronique.

Et pour une transition générale vers le numérique, pensez à la digitalisation de vos process et vos envois de courrier.
DOC’UP vous accompagne ! Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée à l’externalisation et la dématérialisation.

*Source : Bpi France