Témoignages clients externalisation courrier

Découvrez les témoignages de nos clients, des professionnels de l’immobilier : syndics, cabinets de gestion, administrateurs de biens…

Ils donnent leur avis sur la solution d’externalisation et de dématérialisation du courrier DOC’UP Immo.

Faites comme eux, automatisez la gestion de votre courrier en passant par DOC’UP !

TEMOIGNAGE : L’externalisation du traitement du courrier pour un syndic et administrateur de biens.

Témoignage Cabinet Saint Lambert - externalisation courrier immobilierQuelle est l’activité de votre entreprise ?

Notre cabinet a quatre activité principales : administrateur de biens – syndic – gestion immobilière et transaction.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Nous envoyons 5000 convocations environ

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons opté pour l’externalisation car c’est un réel gain de temps pour des collaborateurs. De plus cela nous permet un suivi en temps réel des traitements, un contrôle optimisé pour la direction, et un meilleur suivi de la refacturation.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous l’utilisons depuis 2019.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

La facilité des outils et le gain de temps apporté.

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant d’opter pour l’automatisation de nos envois avec DOC’UP, notre courrier était traité en interne manuellement.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Beaucoup de disponibilité et de flexibilité pour les spécificités propres au cabinet et une réelle adaptation aux logiciels métiers.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Il est dommage de ne pas externaliser des tâches à peu de valeur ajoutée (pour nos collaborateurs) qui peuvent être traitées plus efficacement et faire l’objet d’un véritable suivi. C’est de plus un excellent outil managérial vis-à-vis des collaborateurs. La productivité du cabinet s’en trouve optimisée. Nous recommandons donc vivement la solution d’externalisation du traitement du courrier DOC’UP Immo.

 

Frédéric CHAIBAN
Président chez Cabinet Saint Lambert

 

Avril 2022

TEMOIGNAGE : L’automatisation des envois de courrier pour un administrateur de biens

 

Avis client automatisation courrier - VilpelletQuelle est l’activité de votre entreprise ?

Administration de biens et agence immobilière.

Et quel est le volume d’envoi de courriers que vous avez ? ou quel est le nombre de lots que vous gérez en syndic ?

Nous avons actuellement 2300 lots en syndic et 750 lots en gérance.

D’accord et qu’est-ce qui vous a poussé à choisir l’externalisation du courrier ?

Nous avons choisi d’externaliser notre service courrier pour gagner du temps pour tout ce qui est mise sous pli et envoi. Nous souhaitions soulager nos équipes de ce travail fastidieux et essentiellement gagner du temps.

D’accord et depuis quand vous utilisez notre solution ?

Depuis 1 an et demi.

Et pour vous quel est l’avantage le plus notable de notre solution ?

La rapidité et l’efficacité de DOC’UP Immo. Comme je vous dis, le soulagement de ce travail fastidieux. Cela nous décharge énormément car on mobilisait à peu près 3 ou 4 personnes pour les envois d’appels de fonds sur une semaine !

C’était beaucoup effectivement ! Et comment vous traitiez votre courrier avant que l’on se rencontre ? En interne ?

Oui en interne, manuellement !

Avec justement les trois – quatre personnes rien que pour les appels de fonds… ?

Oui voilà !

Et qu’est-ce que vous pensez du support ? du service apporté par les équipes DOC’UP ?

Très bien, franchement très bien. Réactif, on a peu de demandes mais à chaque fois qu’on en a une, on a la réponse directement !

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation ?

N’hésitez plus ! C’est vraiment super !

Et s’ils se disent que ça coute trop cher ?

Non non, au contraire ça coute moins cher ! Si l’on fait les calculs, avec le prix du timbre que vous proposez c’est très intéressant. La prestation + les fournitures nous reviennent moins cher qu’en achetant le timbre, le papier et les enveloppes nous-même.

Les prix d’envoi ont encore augmenté en début d’année avec la Poste donc nous avons été impactés directement pour les envois pour lesquels nous ne pouvons pas refacturer l’affranchissement. Grâce à DOC’UP, nous bénéficions de tarifs préférentiels sur le timbre ce qui nous permet d’économiser. C’est très intéressant pour la partie gestion mais aussi pour les envois d’appels de fonds puisqu’on ne peut pas refacturer ces frais.

 

M. Barral,
Responsable de copropriété chez Agence du marché Vilpellet ORPI

Mars 2022

TEMOIGNAGE : L’envoi de courrier en ligne avec ADB Vernier

Témoignage client envoi courrier en ligne DOC'UPQuelle est votre activité actuellement ?

Nous sommes syndic de copropriété et administrateur de biens.

Et quel est le volume de courrier que vous avez ? ou quel est le nombre de lots que vous gérez en appartements ?

Alors le nombre de lots en appartements sous mandat de gestion est autour de 300-350 et en syndic de copropriété aux alentours de 3000 lots principaux.

D’accord et qu’est-ce qui a fait pencher la balance, qu’est-ce qui vous a poussé à opter pour l’externalisation de votre courrier ?

Qu’est-ce qui a fait pencher la balance… le côté pratique, fonctionnel, le gain de temps. Aussi, cela permet aussi d’avoir un coût privilégié pour les copropriétaires.

D’accord et depuis quand vous utilisez notre solution ?

Alors je ne m’en rappelle pas mais cela fait au moins 3-4 ans !

Oui ça fait même depuis 2017 ! Et pour vous quel est l’avantage le plus notable dans cette solution ?

Le gain de temps et le coût.

Et comment vous traitiez votre courrier avant que l’on se rencontre ?

La machine dernière vous et une plieuse qui m’a couté 5000 euros par an en leasing pur…

Donc une économie puisque vous n’en avez plus besoin aujourd’hui ?

Oui c’est certain !

Et que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes DOC’UP ?

J’en suis satisfait

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation ?

Le fameux slogan l’essayer c’est l’adopter !!

Très bien et si vous deviez mettre une note à DOC’UP sur 20 ?

Alors c’est compliqué pour moi de mettre une note, j’ai tendance à mettre la moyenne, entre les deux, donc je dirai 17 car il y a toujours une marge de progression mais pour moi c’est une très bonne note !

 

M. Sellam,
Gérant chez ADB Vernier – ORPI

Mars 2022

TEMOIGNAGE : Externalisation et dématérialisation des envois de courrier avec DOC’UP par Hémon CamusTémoignage Hémon Camus- externalisation courrier immobilier

Présentation d’Hémon Camus Immobilier

Hémon Camus Immobilier est un cabinet fort de 50 ans d’expérience dans les métiers de la gestion immobilière : gérance et gestion locative, syndic de copropriétés, location, transaction, défiscalisation et immobilier d’entreprise / locaux commerciaux. La question de la gestion du courrier est importante pour les syndics. Aujourd’hui, le cabinet a choisi la solution DOC’UP Immo pour l’externalisation de ses envois de courrier. Découvrez l’avis de Mélanie, comptable chez Hémon Camus, sur notre solution d’envoi de courrier en ligne.

 

Mélanie vous partage son expérience sur l’externalisation des envois de courrier syndic avec DOC’UP Immo

« Pour ma part, je suis très contente de DOC’UP.

C’est très pratique, simple d’utilisation, rapide, fonctionnel…

Contrairement à XXX, le fichier envoyé peut-être modifié et on peut visualiser avant envoi. On peut choisir de ne pas envoyer certains plis, corriger une adresse, envoyer les recommandés sans avoir à faire 2 PDF différents…

L’envoi peut se faire dans la journée si on transfert les fichiers avant 11h sinon c’est le lendemain (alors que sur XXX, ça pouvait mettre plusieurs jours avant que les courriers soient envoyés).

J’ai communiqué pour ma part avec Christophe Priem qui a été présent et très rapide pour répondre à mes attentes. J’ai aussi utilisé la bulle pour communiquer avec une personne du site afin d’obtenir une aide au départ et ils ont répondu rapidement et efficacement.

Il faut cependant parfois réajuster les adresses dans le logiciel ICS car par exemple, Doc’up bloquera « St Brévin l’océan » qu’il faut transformer en « St Brévin les pins » car la ville référencée par la poste est « St Brévin les pins », L’océan étant un quartier de St Brévin Les Pins. Donc il suffit de corriger les adresses sur Doc’up le jour de l’envoi et d’aller par la suite corriger sur ICS pour que cela ne se représente pas la prochaine fois. C’est assez simple pour les adresses par chez nous mais quand tu tombes sur des villes que tu ne connais pas, c’est plus compliqué (comme les villes du portefeuille de Rennes, il faut se référer au site de la poste pour trouver qu’elle ville indiquer mais j’y arrive donc ce n’est pas insurmontable 😉 il suffit de corriger une bonne fois pour toute). »

 

Pourquoi envoyer ses courriers en ligne avec DOC’UP Immo plutôt qu’une solution concurrente ?

« C’est un retour très positif me concernant, je ne me verrai pas retourner avec notre ancien fournisseur désormais tellement Doc’up est bien plus pratique !

Doc’up me permet d’envoyer mes courriers même en télétravail, me fait gagner du temps car je n’ai plus la mise sous pli à faire, l’affranchissement et aller à la poste… Je gagne du temps aussi pour les recommandés car la rédaction des bordereaux est longue quand on en a plusieurs… et plus besoin d’aller à la poste attendre qu’on te tamponne les bordereaux.

J’utilise DOC’UP désormais pas seulement pour les quittances comme auparavant mais pour les CRG, les relances assurances/chaudières, les relances de loyer etc avec XXX, l’envoi des CRG par exemple n’était pas possible.

Donc très positif pour moi 😉  »

 

Mélanie,
Comptable chez Hémon Camus

Février 2022

TEMOIGNAGE : L’externalisation du service courrier avec DOC’UP par AXIMONIALTémoignage AXIMONIAL pour DOC'UP - envoi de courrier en ligne

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes administrateur de biens : syndic, gestion locative, transaction

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Je dirai que nous avons 15 000 plis par an à envoyer. Nous avons plus de 5000 appels de fonds par trimestre + convocations d’assemblée générale + procès-verbaux d’assemblée générale + répartition ainsi que le courrier du quotidien

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons choisi l’externalisation car nous avons beaucoup de courriers à envoyer et pas le temps de le traiter en interne.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous utilisons DOC’UP Immo depuis mai 2021.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Le bénéfice le plus important pour nous est vraiment le gain de temps sur nos envois de courrier.

Comment était traité votre courrier avant ?

Nous externalisions déjà en passant par un de vos concurrents puis un autre par la suite.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Le service est super simple, rapide, efficace et clair et le support très rapide et sympa.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Je lui dirai de foncer ! C’est un gain de temps énorme et cela n’a pas de prix ! De plus l’équipe de DOC’UP est très disponible et à l’écoute.

 

Diane Brunner
Gestionnaire chez AXIMONIAL

Décembre 2021

TEMOIGNAGE : L’envoi de courrier automatisé avec DOC’UP par O’REAL/ O’CARDINAL Immobilier Témoignage Vanina - externalisation courrier immobilier

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes spécialisés dans les métiers de la gestion, de l’administration de biens, et de la transaction immobilière.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons choisi d’externaliser notre courrier pour le gain de temps que cela apporte.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous externalisons avec DOC’UP depuis maintenant deux mois 😊.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Comme dit précédemment, l’avantage est vraiment le gain de temps. Nous avons rencontré DOC’UP il y a 5 ans sur un salon….. nous regrettons de ne pas leur avoir fait confiance dès le début, cela nous aurait fait gagné du temps et de l’argent….

Je recommande * 100000000000000.

Et que pensez-vous du service ?

Le service, l’assistance apportée par DOC’UP au quotidien est vraiment au top ! Equipe super à l’écoute et humaine, tout ce que nous méritons 🙂

Comment était traité votre courrier avant ?

Nous passions par une solution d’externalisation concurrente (Neopost).

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Je leur dirai de ne pas hésiter une seule seconde car il n’y a que des bénéfices.

 

Vanina Talban
Gérante de O’REAL / O’CARDINAL Immobilier

Juin 2021

TEMOIGNAGE : L’externalisation du courrier avec DOC’UP par BSGI

Personnage témoignage client BSGIQuelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes un syndic de copropriété. On travaille avec DOC’UP pour tous les envois de documents comptables, surtout les appels de fonds, les comptes de copropriété, les apurements travaux et tous les courriers adressés aux copropriétaires.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

On a à l’heure actuelle un peu plus de 10 000 copropriétaires, on doit avoir aux alentours de 13 000 lots donc par 5 envois, ça doit faire dans les 65 000 documents minimums à envoyer.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Le souci c’est le temps qu’on perdait à mettre sous pli et à affranchir par la Poste. C’est vrai que le cabinet a grossi énormément ces 5 dernières années, et nous n’étions pas beaucoup. Lorsque l’on avait peu de lots c’était facile mais plus on a augmenté le nombre de lots et l’activité, plus c’était compliqué. C’est devenu impossible de tout gérer nous-même.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Ça va faire 4 ans. On a travaillé ensemble au départ pour développer un produit qui était spécifique et maintenant je pense que DOC’UP travaille avec Egide, notre partenaire au niveau du logiciel de syndic, qui permet maintenant d’envoyer l’ensemble des documents qui sont à notre disposition et la reconnaissance de documents se fait très très facilement.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Alors l’avantage le plus notable c’est un gain de temps pour nous. Déjà au niveau de la comptabilité puis au niveau de la gestion. Ça a été également, une mise en place d’une chronologie, bien stricte et bien structurée, parce que du fait que l’on soit obligé d’adresser nos documents par une tierce personne ou un cabinet extérieur automatiquement on est obligé de suivre une logique.

Mais cela c’est très bien passé puisque avec la société DOC’UP nous avons, je pense, un très bon relationnel et le développement c’est très très bien fait.

C’est une société qui a très bien vu ce que l’on voulait et qui a très bien réagi en très peu de temps. Je trouve que c’est vraiment le développement qui à l’heure actuellement n’a rien à voir avec ce qu’il y avait il y a 15 ans.

Et que pensez-vous du service ?

Justement, j’allais dire que si je devais donner une note sur 20 je donnerais 25 !

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant c’est ce que je disais, c’était plutôt difficile, on avait peu de temps, on adressait des courriers donc on avait peu de suivi, on n’avait pas trop de retours alors que là on sait systématiquement qu’il y a un suivi, on a une chronologie, on a un suivi de nos envois, donc c’est quand même beaucoup plus facile à gérer et plus facile pour retrouver les informations.

Encore plus avec la nouvelle version où on a tout un historique des retours et des envois recommandés qui est quand même très très bénéfique et surtout pour le service contentieux car ce dernier a besoin d’avoir un historique de tous les envois effectués aux propriétaires.

DOC’UP est donc un très bon partenaire !

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

De venir nous voir !! Moi je vais leur vendre le produit, il n’y a même pas besoin de commercial de chez DOC’UP ! C’est tellement facile, quand on connait le relationnel et quand on arrive à apprécier le travail qui est fait par les développeurs de chez DOC’UP, on peut les solliciter facilement, car même si parfois on n’a pas leur retour rapidement, c’est parce qu’ils se décarcassent pour avoir la solution.

Je pense que c’est un partenariat, c’est du travail, il ne faut pas avoir peur d’avoir un tel partenariat car en finalité le résultat est là.

 

Corinne Cattiaux
Présidente de BSGI

Avril 2021

TEMOIGNAGE : Le service courrier externalisé avec DOC’UP par Merlin et Associés

Témoignage client Merlin et Associés

 

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Situé au cœur du VIème arrondissement, en plein centre de Paris, le cabinet Merlin et Associés propose ses services en matière de syndic d’immeuble, de gestion locative et de transaction immobilière.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Nous envoyons environ 14 900 plis par an.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons opté pour l’externalisation afin de gagner du temps.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous utilisons la solution DOC’UP Immo depuis un mois.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Pour notre cabinet, l’avantage le plus notable de la solution est vraiment le gain de temps par rapport à un traitement du courrier réalisé en interne.

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant de passer par DOC’UP, nous externalisions déjà notre courrier auprès d’un autre prestataire, en plus d’utiliser une machine à affranchir.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Les équipes DOC’UP sont au top. Les interlocuteurs sont réactifs et disponibles pour répondre à l’ensemble de nos besoins.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Je dirai à l’entreprise en question de ne surtout pas hésiter ! L’externalisation n’a que des bénéfices. Cela nous permet de faire des économies de temps et d’argent et la solution DOC’UP Immo est fiable et très facile à prendre en main. Nous la conseillons vraiment aux cabinets comme le nôtre et à toutes les sociétés traitant un volume important de courrier.

 

Sophie Merlin
Gérante de Merlin et Associés

Décembre 2020

TEMOIGNAGE : L’externalisation du courrier syndic avec DOC’UP chez Orpi Sucy Gestion & Syndic Témoignage client ORPI

 

Pouvez-vous nous parler de votre activité en quelques phrases ?

ORPI Sucy Centre accompagne tous les projets immobiliers : achat, vente, gestion de bien en location, estimation de votre bien en fonction de ses qualités et du nombre d’acheteurs actuellement en recherche active… et propose également ses services en syndic de copropriété.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous avons opté pour la solution Doc’Up Immo il y a deux-trois ans.

Quel est selon vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

La rapidité et le gain de temps ! On le voit vraiment aujourd’hui avec les conditions actuelles… Notamment avec le télétravail, cela facilite et rend possible la gestion de nos envois. Donc cela nous permet de gagner du temps et de faire partir nos courriers même en étant en dehors du bureau.

Comment était traité votre courrier avant ?

Notre courrier était géré manuellement. En interne, avec une machine à affranchir.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation ?

Foncez !!! L’équipe DOC’UP est vraiment réactive et agréable, c’est toujours un plaisir de travailler avec eux. Je les recommande à la fois pour la solution, qui nous facilite vraiment la tâche du courrier et pour les équipes qui sont toujours disponibles et à l’écoute.

 

Fabiola Mondor
Gestionnaire de copropriétés chez Orpi Sucy Gestion & Syndic

 

 

Novembre 2020

TEMOIGNAGE : L’externalisation du courrier avec DOC’UP chez MDRC Syndic

 

Témoignage client

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes un syndic de copropriété.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Nous envoyons entre 8 000 et 10 000 plis par an dont 2 000 en courrier recommandé.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

La simplicité et la rapidité d’exécution !

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Cela fait maintenant trois ans que nous utilisons votre solution d’externalisation du courrier.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Pour moi le réel bénéfice est la simplicité d’utilisation.

Comment était traité votre courrier avant ?

Notre courrier était géré en interne avant de travailler avec Doc’Up pour l’envoi de courrier en ligne.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Les équipes sont très réactives et le service très ergonomique.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

C’est la voie de l’avenir, c’est incontournable !! Et d’autant plus lorsque l’on a un volume important de courrier à gérer.

 

Rodolphe Courseau
Gérant de
MDRC Syndic

Octobre 2020

Témoignages clients externalisation DOC'UP

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