Témoignages clients externalisation courrier

TEMOIGNAGE : L’envoi de courrier en ligne pour une mairie.

Nous sommes à la Mairie de Brie Comte Robert, en présence de Madame Da Costa.

Vous utilisez aujourd’hui le service Doc’up pour l’externalisation de vos envois de courrier. Est-ce que vous pouvez me dire quel service plus particulièrement utilise cet outil ?

On a choisi de prendre la solution Doc’up d’abord parce qu’elle était très simple, qu’elle pouvait répondre à nos besoins et principalement pour le service éducation jeunesse ainsi que le CCAS et également un peu pour les ressources humaines. Ce sont souvent des envois groupés qu’ils effectuent donc la solution Doc’up était parfaitement appropriée à leurs besoins.

Très bien et depuis combien de temps êtes-vous client chez Doc’up ?

Nous sommes client Doc’up pour l’externalisation depuis déjà un an.

Quel avantage le plus notable pouvez-vous tirer de cette solution ?

Premièrement, DOC’UP nous a permis de réduire considérablement nos coûts d’affranchissement puisque l’on bénéficie de tarifs bien plus avantageux qu’avec la solution que nous avions auparavant. C’est aussi un gain de temps pour nos collègues qui ne sont plus obligés de se déplacer jusqu’au mairies pour déposer le courrier au local courrier. C’est également un gain de temps pour notre collègue en charge de l’affranchissement, même si il lui reste quelques courriers avec des dossiers pour lesquels il n’est pas possible de dématérialiser. C’est un gain de temps pour nos collègues et une vraie facilité pour l’envoi de nos courriers.

Votre courrier était traité de quelle façon avant de nous rencontrer ?

C’était de la mise sous pli classique, on imprimait nos courriers, on les mettait dans les parafeurs et ensuite on les mettait sous enveloppe et on les apportait au local courrier pour que notre collègue puisse les affranchir et les déposer ensuite à la Poste. Donc la solution Doc’up présente un gros gain de temps pour tous.

Et que pensez-vous du service Doc’up aujourd’hui ?

L’interface est très bien, très fonctionnelle, très simple d’utilisation. Nous n’avons pas de problème, une fois que les paramétrages ont bien été effectué etc, les collègues n’ont aucun souci pour l’utiliser. La solution est vraiment à la portée de tous.

Très bien et qu’est-ce que vous diriez à une entreprise ou à une mairie qui s’adresserait à vous et qui vous poserait la question, qu’est-ce que vous en pensez, on hésite aujourd’hui, est-ce qu’on doit le faire/ ne pas le faire… ?

Je leur dirai de ne pas hésiter puisque la solution a été mise en place très rapidement, c’est très simple, on a eu des formations appropriées pour nos collègues, donc il n’y a aucune raison d’hésiter !

C’est vraiment un gain de temps pour les agents ou les collègues.

Donc vous êtes satisfaits du suivi ? de notre service support ?

Oui lorsque l’on a besoin d’une information ou de modifier certaines choses sur un envoi, oui le retour est très rapide !

 

 

Madame Da Costa,
Mairie de Brie Comte Robert

Février 2023

TEMOIGNAGE : L’envoi de courrier en ligne pour un syndic.

Nous sommes au Cabinet NG Immobilier à la Queue en Brie avec Madame Guérin.

Madame Guérin, quelle est votre activité ?

Administrateur de biens, donc syndic de copropriété et transaction immobilière.

D’accord et est-ce que vous savez à peu près quel nombre de lots ou d’immeuble vous gérez ?

A peu près une centaine d’immeubles et 2500 lots.

Pourquoi avez-vous opter pour l’externalisation de vos envois de courrier ?

Nous avons choisi d’externaliser nos envois pour le gain de temps que cela représente.

L’externalisation du courrier permet un gain économique bien évidemment, mais surtout de libérer beaucoup de temps pour mes collaborateurs. Cela leur permet d’avoir du temps pour faire autre chose, ou effectivement, comme on grossit, cela leur permet de pouvoir gérer les copropriétés que l’on vient de rentrer…

Pour notre syndic l’avantage premier de l’externalisation est vraiment le gain de temps.

D’accord, et est-ce que vous avez évalué ce temps ?

Non, je ne l’ai pas évalué mais pour une copro de 250 lots quand il fallait tout mettre sous pli et faire les recommandés, on y passait trois jours à trois ! Donc c’est un gain de temps important.

Oui en effet. Et vous parliez d’économie, est-ce que vous savez ce que cela représente comme économie ?

Alors sur les fournitures papier, je crois que ça doit être de l’ordre de 1500 euros, enveloppes également, et pour les économies au niveau des imprimantes j’ai bien gagné 4000 – 5000 euros. Donc ce n’est pas négligeable.

D’accord, donc pour vous quel serait l’avantage le plus notable depuis que vous utilisez cette solution ?

Le gain de temps ! Je ne dis pas que le gain financier n’a pas son importance mais le gain de temps et surtout le stress. Parce que ça génère du stress quand même de gérer manuellement tous les envois en interne.

Vous avez déjà dû prendre contact avec le support ou votre commercial…

Mes collaborateurs oui

Qu’est-ce que vous pensez du service DOC’UP ?

Pas de soucis, et c’est surtout que nous avons un interlocuteur qui comprend notre demande ! Qui est à même de pouvoir y répondre et qui connaît nos problématiques. Et je pense que c’est pour ça que j’ai choisi DOC’UP, car on avait déjà sollicité quelques prestataires et on savait qu’ils n’étaient pas opérationnels, enfin on ne parlait pas le même langage ! Je pense que parler le même langage ça a son importance.

En effet, ça simplifie les relations ! Et du coup si vous êtes en contact avec une entreprise qui fait le même métier que vous qui hésite à passer à l’externalisation, qu’est-ce que vous lui diriez ?

De choisir DOC’UP !!

C’est un très bon conseil ! Et si vous devriez donner une note sur 20 à DOC’UP pour l’envoi de vos courriers ?

On va donner 18 !

C’est une très bonne note !

Nous en sommes tous très contents. Nous recommandons DOC’UP à nos confrères les yeux fermés ! Vous avez vu mes équipes, ça tourne je n’ai pas de raison de ne pas vous mettre un 18 !

Très bien, alors continuons comme cela ! Merci Madame Guérin pour cette interview.

 

Nathalie GUERIN,
NG Immobilier

Février 2023

TEMOIGNAGE : L’externalisation du traitement du courrier pour un syndic et administrateur de biens.

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Notre cabinet a quatre activité principales : administrateur de biens – syndic – gestion immobilière et transaction.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Nous envoyons 5000 convocations environ

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons opté pour l’externalisation car c’est un réel gain de temps pour des collaborateurs. De plus cela nous permet un suivi en temps réel des traitements, un contrôle optimisé pour la direction, et un meilleur suivi de la refacturation.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous l’utilisons depuis 2019.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

La facilité des outils et le gain de temps apporté.

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant d’opter pour l’automatisation de nos envois avec DOC’UP, notre courrier était traité en interne manuellement.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Beaucoup de disponibilité et de flexibilité pour les spécificités propres au cabinet et une réelle adaptation aux logiciels métiers.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Il est dommage de ne pas externaliser des tâches à peu de valeur ajoutée (pour nos collaborateurs) qui peuvent être traitées plus efficacement et faire l’objet d’un véritable suivi. C’est de plus un excellent outil managérial vis-à-vis des collaborateurs. La productivité du cabinet s’en trouve optimisée. Nous recommandons donc vivement la solution d’externalisation du traitement du courrier DOC’UP Immo.

 

Frédéric CHAIBAN,
Président chez Cabinet Saint Lambert

 

Avril 2022

TEMOIGNAGE : L’automatisation des envois de courrier pour un administrateur de biens

 

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Administration de biens et agence immobilière.

Et quel est le volume d’envoi de courriers que vous avez ? ou quel est le nombre de lots que vous gérez en syndic ?

Nous avons actuellement 2300 lots en syndic et 750 lots en gérance.

D’accord et qu’est-ce qui vous a poussé à choisir l’externalisation du courrier ?

Nous avons choisi d’externaliser notre service courrier pour gagner du temps pour tout ce qui est mise sous pli et envoi. Nous souhaitions soulager nos équipes de ce travail fastidieux et essentiellement gagner du temps.

D’accord et depuis quand vous utilisez notre solution ?

Depuis 1 an et demi.

Et pour vous quel est l’avantage le plus notable de notre solution ?

La rapidité et l’efficacité de DOC’UP Immo. Comme je vous dis, le soulagement de ce travail fastidieux. Cela nous décharge énormément car on mobilisait à peu près 3 ou 4 personnes pour les envois d’appels de fonds sur une semaine !

C’était beaucoup effectivement ! Et comment vous traitiez votre courrier avant que l’on se rencontre ? En interne ?

Oui en interne, manuellement !

Avec justement les trois – quatre personnes rien que pour les appels de fonds… ?

Oui voilà !

Et qu’est-ce que vous pensez du support ? du service apporté par les équipes DOC’UP ?

Très bien, franchement très bien. Réactif, on a peu de demandes mais à chaque fois qu’on en a une, on a la réponse directement !

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation ?

N’hésitez plus ! C’est vraiment super !

Et s’ils se disent que ça coute trop cher ?

Non non, au contraire ça coute moins cher ! Si l’on fait les calculs, avec le prix du timbre que vous proposez c’est très intéressant. La prestation + les fournitures nous reviennent moins cher qu’en achetant le timbre, le papier et les enveloppes nous-même.

Les prix d’envoi ont encore augmenté en début d’année avec la Poste donc nous avons été impactés directement pour les envois pour lesquels nous ne pouvons pas refacturer l’affranchissement. Grâce à DOC’UP, nous bénéficions de tarifs préférentiels sur le timbre ce qui nous permet d’économiser. C’est très intéressant pour la partie gestion mais aussi pour les envois d’appels de fonds puisqu’on ne peut pas refacturer ces frais.

 

M. Barral,
Responsable de copropriété chez Agence du marché Vilpellet ORPI

Mars 2022

TEMOIGNAGE : L’envoi de courrier en ligne avec ADB Vernier

Quelle est votre activité actuellement ?

Nous sommes syndic de copropriété et administrateur de biens.

Et quel est le volume de courrier que vous avez ? ou quel est le nombre de lots que vous gérez en appartements ?

Alors le nombre de lots en appartements sous mandat de gestion est autour de 300-350 et en syndic de copropriété aux alentours de 3000 lots principaux.

D’accord et qu’est-ce qui a fait pencher la balance, qu’est-ce qui vous a poussé à opter pour l’externalisation de votre courrier ?

Qu’est-ce qui a fait pencher la balance… le côté pratique, fonctionnel, le gain de temps. Aussi, cela permet aussi d’avoir un coût privilégié pour les copropriétaires.

D’accord et depuis quand vous utilisez notre solution ?

Alors je ne m’en rappelle pas mais cela fait au moins 3-4 ans !

Oui ça fait même depuis 2017 ! Et pour vous quel est l’avantage le plus notable dans cette solution ?

Le gain de temps et le coût.

Et comment vous traitiez votre courrier avant que l’on se rencontre ?

La machine dernière vous et une plieuse qui m’a couté 5000 euros par an en leasing pur…

Donc une économie puisque vous n’en avez plus besoin aujourd’hui ?

Oui c’est certain !

Et que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes DOC’UP ?

J’en suis satisfait

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation ?

Le fameux slogan l’essayer c’est l’adopter !!

Très bien et si vous deviez mettre une note à DOC’UP sur 20 ?

Alors c’est compliqué pour moi de mettre une note, j’ai tendance à mettre la moyenne, entre les deux, donc je dirai 17 car il y a toujours une marge de progression mais pour moi c’est une très bonne note !

 

M. Sellam,
Gérant chez ADB Vernier – ORPI

Mars 2022

TEMOIGNAGE : Externalisation et dématérialisation des envois de courrier avec DOC’UP par Hémon Camus

Présentation d’Hémon Camus Immobilier

Hémon Camus Immobilier est un cabinet fort de 50 ans d’expérience dans les métiers de la gestion immobilière : gérance et gestion locative, syndic de copropriétés, location, transaction, défiscalisation et immobilier d’entreprise / locaux commerciaux. La question de la gestion du courrier est importante pour les syndics. Aujourd’hui, le cabinet a choisi la solution DOC’UP Immo pour l’externalisation de ses envois de courrier. Découvrez l’avis de Mélanie, comptable chez Hémon Camus, sur notre solution d’envoi de courrier en ligne.

 

Mélanie vous partage son expérience sur l’externalisation des envois de courrier syndic avec DOC’UP Immo

« Pour ma part, je suis très contente de DOC’UP.

C’est très pratique, simple d’utilisation, rapide, fonctionnel…

Contrairement à XXX, le fichier envoyé peut-être modifié et on peut visualiser avant envoi. On peut choisir de ne pas envoyer certains plis, corriger une adresse, envoyer les recommandés sans avoir à faire 2 PDF différents…

L’envoi peut se faire dans la journée si on transfert les fichiers avant 11h sinon c’est le lendemain (alors que sur XXX, ça pouvait mettre plusieurs jours avant que les courriers soient envoyés).

J’ai communiqué pour ma part avec Christophe Priem qui a été présent et très rapide pour répondre à mes attentes. J’ai aussi utilisé la bulle pour communiquer avec une personne du site afin d’obtenir une aide au départ et ils ont répondu rapidement et efficacement.

Il faut cependant parfois réajuster les adresses dans le logiciel ICS car par exemple, Doc’up bloquera « St Brévin l’océan » qu’il faut transformer en « St Brévin les pins » car la ville référencée par la poste est « St Brévin les pins », L’océan étant un quartier de St Brévin Les Pins. Donc il suffit de corriger les adresses sur Doc’up le jour de l’envoi et d’aller par la suite corriger sur ICS pour que cela ne se représente pas la prochaine fois. C’est assez simple pour les adresses par chez nous mais quand tu tombes sur des villes que tu ne connais pas, c’est plus compliqué (comme les villes du portefeuille de Rennes, il faut se référer au site de la poste pour trouver qu’elle ville indiquer mais j’y arrive donc ce n’est pas insurmontable 😉 il suffit de corriger une bonne fois pour toute). »

 

Pourquoi envoyer ses courriers en ligne avec DOC’UP Immo plutôt qu’une solution concurrente ?

« C’est un retour très positif me concernant, je ne me verrai pas retourner avec notre ancien fournisseur désormais tellement Doc’up est bien plus pratique !

Doc’up me permet d’envoyer mes courriers même en télétravail, me fait gagner du temps car je n’ai plus la mise sous pli à faire, l’affranchissement et aller à la poste… Je gagne du temps aussi pour les recommandés car la rédaction des bordereaux est longue quand on en a plusieurs… et plus besoin d’aller à la poste attendre qu’on te tamponne les bordereaux.

J’utilise DOC’UP désormais pas seulement pour les quittances comme auparavant mais pour les CRG, les relances assurances/chaudières, les relances de loyer etc avec XXX, l’envoi des CRG par exemple n’était pas possible.

Donc très positif pour moi 😉  »

 

Mélanie,
Comptable chez Hémon Camus

Février 2022

TEMOIGNAGE : L’externalisation du service courrier avec DOC’UP par AXIMONIAL

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes administrateur de biens : syndic, gestion locative, transaction

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Je dirai que nous avons 15 000 plis par an à envoyer. Nous avons plus de 5000 appels de fonds par trimestre + convocations d’assemblée générale + procès-verbaux d’assemblée générale + répartition ainsi que le courrier du quotidien

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons choisi l’externalisation car nous avons beaucoup de courriers à envoyer et pas le temps de le traiter en interne.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous utilisons DOC’UP Immo depuis mai 2021.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Le bénéfice le plus important pour nous est vraiment le gain de temps sur nos envois de courrier.

Comment était traité votre courrier avant ?

Nous externalisions déjà en passant par un de vos concurrents puis un autre par la suite.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Le service est super simple, rapide, efficace et clair et le support très rapide et sympa.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Je lui dirai de foncer ! C’est un gain de temps énorme et cela n’a pas de prix ! De plus l’équipe de DOC’UP est très disponible et à l’écoute.

 

Diane Brunner
Gestionnaire chez AXIMONIAL

Décembre 2021

TEMOIGNAGE : L’envoi de courrier automatisé avec DOC’UP par O’REAL/ O’CARDINAL Immobilier

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes spécialisés dans les métiers de la gestion, de l’administration de biens, et de la transaction immobilière.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons choisi d’externaliser notre courrier pour le gain de temps que cela apporte.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous externalisons avec DOC’UP depuis maintenant deux mois 😊.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Comme dit précédemment, l’avantage est vraiment le gain de temps. Nous avons rencontré DOC’UP il y a 5 ans sur un salon….. nous regrettons de ne pas leur avoir fait confiance dès le début, cela nous aurait fait gagné du temps et de l’argent….

Je recommande * 100000000000000.

Et que pensez-vous du service ?

Le service, l’assistance apportée par DOC’UP au quotidien est vraiment au top ! Equipe super à l’écoute et humaine, tout ce que nous méritons 🙂

Comment était traité votre courrier avant ?

Nous passions par une solution d’externalisation concurrente (Neopost).

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Je leur dirai de ne pas hésiter une seule seconde car il n’y a que des bénéfices.

 

Vanina Talban
Gérante de O’REAL / O’CARDINAL Immobilier

Juin 2021

TEMOIGNAGE : L’externalisation du courrier avec DOC’UP par BSGI

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes un syndic de copropriété. On travaille avec DOC’UP pour tous les envois de documents comptables, surtout les appels de fonds, les comptes de copropriété, les apurements travaux et tous les courriers adressés aux copropriétaires.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

On a à l’heure actuelle un peu plus de 10 000 copropriétaires, on doit avoir aux alentours de 13 000 lots donc par 5 envois, ça doit faire dans les 65 000 documents minimums à envoyer.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Le souci c’est le temps qu’on perdait à mettre sous pli et à affranchir par la Poste. C’est vrai que le cabinet a grossi énormément ces 5 dernières années, et nous n’étions pas beaucoup. Lorsque l’on avait peu de lots c’était facile mais plus on a augmenté le nombre de lots et l’activité, plus c’était compliqué. C’est devenu impossible de tout gérer nous-même.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Ça va faire 4 ans. On a travaillé ensemble au départ pour développer un produit qui était spécifique et maintenant je pense que DOC’UP travaille avec Egide, notre partenaire au niveau du logiciel de syndic, qui permet maintenant d’envoyer l’ensemble des documents qui sont à notre disposition et la reconnaissance de documents se fait très très facilement.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Alors l’avantage le plus notable c’est un gain de temps pour nous. Déjà au niveau de la comptabilité puis au niveau de la gestion. Ça a été également, une mise en place d’une chronologie, bien stricte et bien structurée, parce que du fait que l’on soit obligé d’adresser nos documents par une tierce personne ou un cabinet extérieur automatiquement on est obligé de suivre une logique.

Mais cela c’est très bien passé puisque avec la société DOC’UP nous avons, je pense, un très bon relationnel et le développement c’est très très bien fait.

C’est une société qui a très bien vu ce que l’on voulait et qui a très bien réagi en très peu de temps. Je trouve que c’est vraiment le développement qui à l’heure actuellement n’a rien à voir avec ce qu’il y avait il y a 15 ans.

Et que pensez-vous du service ?

Justement, j’allais dire que si je devais donner une note sur 20 je donnerais 25 !

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant c’est ce que je disais, c’était plutôt difficile, on avait peu de temps, on adressait des courriers donc on avait peu de suivi, on n’avait pas trop de retours alors que là on sait systématiquement qu’il y a un suivi, on a une chronologie, on a un suivi de nos envois, donc c’est quand même beaucoup plus facile à gérer et plus facile pour retrouver les informations.

Encore plus avec la nouvelle version où on a tout un historique des retours et des envois recommandés qui est quand même très très bénéfique et surtout pour le service contentieux car ce dernier a besoin d’avoir un historique de tous les envois effectués aux propriétaires.

DOC’UP est donc un très bon partenaire !

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

De venir nous voir !! Moi je vais leur vendre le produit, il n’y a même pas besoin de commercial de chez DOC’UP ! C’est tellement facile, quand on connait le relationnel et quand on arrive à apprécier le travail qui est fait par les développeurs de chez DOC’UP, on peut les solliciter facilement, car même si parfois on n’a pas leur retour rapidement, c’est parce qu’ils se décarcassent pour avoir la solution.

Je pense que c’est un partenariat, c’est du travail, il ne faut pas avoir peur d’avoir un tel partenariat car en finalité le résultat est là.

 

Corinne Cattiaux
Présidente de BSGI

Avril 2021

TEMOIGNAGE : Le service courrier externalisé avec DOC’UP par Merlin et Associés

 

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Situé au cœur du VIème arrondissement, en plein centre de Paris, le cabinet Merlin et Associés propose ses services en matière de syndic d’immeuble, de gestion locative et de transaction immobilière.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

Nous envoyons environ 14 900 plis par an.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier ?

Nous avons opté pour l’externalisation afin de gagner du temps.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution ?

Nous utilisons la solution DOC’UP Immo depuis un mois.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Pour notre cabinet, l’avantage le plus notable de la solution est vraiment le gain de temps par rapport à un traitement du courrier réalisé en interne.

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant de passer par DOC’UP, nous externalisions déjà notre courrier auprès d’un autre prestataire, en plus d’utiliser une machine à affranchir.

Que pensez-vous du service et du support apporté par les équipes Doc’Up ?

Les équipes DOC’UP sont au top. Les interlocuteurs sont réactifs et disponibles pour répondre à l’ensemble de nos besoins.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

Je dirai à l’entreprise en question de ne surtout pas hésiter ! L’externalisation n’a que des bénéfices. Cela nous permet de faire des économies de temps et d’argent et la solution DOC’UP Immo est fiable et très facile à prendre en main. Nous la conseillons vraiment aux cabinets comme le nôtre et à toutes les sociétés traitant un volume important de courrier.

 

Sophie Merlin
Gérante de Merlin et Associés

Décembre 2020

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