Envois PV AG, convocations… témoignage client BSGI

Quelle est l’activité de votre entreprise ?

Nous sommes un syndic de copropriété. On travaille avec DOC’UP pour tous les envois de documents comptables, surtout les appels de fonds, les comptes de copropriété, les apurements travaux et tous les courriers adressés aux copropriétaires.

Quel est votre volume d’envoi de courrier ?

On a à l’heure actuelle un peu plus de 10 000 copropriétaires, on doit avoir aux alentours de 13 000 lots donc par 5 envois, ça doit faire dans les 65 000 documents minimums à envoyer.

Pourquoi avoir opté pour l’externalisation du courrier pour vos envois de PV AG, convocations, relances et autres ?

Le souci c’est le temps qu’on perdait à mettre sous pli et à affranchir par la Poste. C’est vrai que le cabinet a grossi énormément ces 5 dernières années, et nous n’étions pas beaucoup. Lorsque l’on avait peu de lots c’était facile mais plus on a augmenté le nombre de lots et l’activité, plus c’était compliqué. C’est devenu impossible de tout gérer nous-même.

Depuis combien de temps utilisez-vous notre solution pour vos envois de PV AG… ?

Ça va faire 4 ans. On a travaillé ensemble au départ pour développer un produit qui était spécifique et maintenant je pense que DOC’UP travaille avec Egide, notre partenaire au niveau du logiciel de syndic, qui permet maintenant d’envoyer l’ensemble des documents qui sont à notre disposition et la reconnaissance de documents se fait très très facilement.

Quel est pour vous l’avantage le plus notable de cette solution ?

Alors l’avantage le plus notable c’est un gain de temps pour nous. Déjà au niveau de la comptabilité puis au niveau de la gestion. Ça a été également, une mise en place d’une chronologie, bien stricte et bien structurée, parce que du fait que l’on soit obligé d’adresser nos documents par une tierce personne ou un cabinet extérieur automatiquement on est obligé de suivre une logique.

Mais cela c’est très bien passé puisque avec la société DOC’UP nous avons, je pense, un très bon relationnel. Le développement c’est très très bien fait.

C’est une société qui a très bien vu ce que l’on voulait et qui a très bien réagi en très peu de temps. Je trouve que c’est vraiment le développement qui à l’heure actuellement n’a rien à voir avec ce qu’il y avait il y a 15 ans.

Et que pensez-vous du service ?

Justement, j’allais dire que si je devais donner une note sur 20 je donnerais 25 !

Comment était traité votre courrier avant ?

Avant c’est ce que je disais, c’était plutôt difficile. On avait peu de temps, on adressait des courriers donc on avait peu de suivi. On avait pas trop de retours alors que là on sait systématiquement qu’il y a un suivi, on a une chronologie, on a un suivi de nos envois, donc c’est quand même beaucoup plus facile à gérer et plus facile pour retrouver les informations.

Encore plus avec la nouvelle version où on a tout un historique des retours et des envois recommandés qui est quand même très très bénéfique et surtout pour le service contentieux car ce dernier a besoin d’avoir un historique de tous les envois effectués aux propriétaires.

DOC’UP est donc un très bon partenaire !

Que diriez-vous à une entreprise notamment un syndic qui hésite à passer à l’externalisation du courrier ?

De venir nous voir !! Moi je vais leur vendre le produit, il n’y a même pas besoin de commercial de chez DOC’UP ! C’est tellement facile ! Quand on connait le relationnel et quand on arrive à apprécier le travail qui est fait par les développeurs de chez DOC’UP, on peut les solliciter facilement. Et même si parfois on n’a pas leur retour rapidement, c’est parce qu’ils se décarcassent pour avoir la solution.

Je pense que c’est un partenariat, c’est du travail, il ne faut pas avoir peur d’avoir un tel partenariat car en finalité le résultat est là.

Corinne Cattiaux
Présidente de BSGI

Avril 2021