Questions fréquentes

DOC’UP propose dans cette rubrique des réponses aux questions les plus fréquemment posées en matière de traitement du courrier.

N’hésitez pas à nous soumettre les questions qui ne seraient pas traitées ici : nous y répondrons dans les meilleurs délais.

Questions relatives aux machines à affranchir le courrier

Pourquoi une machine à affranchir fait-elle gagner du temps, de l'argent et du prestige ?

Gain de temps : Vous n’avez plus besoin de timbres pour affranchir le courrier. Vous n’avez donc plus besoin d’aller au bureau de poste pour acheter des timbres. Vous n’avez pas non plus à gérer et contrôler de stock de timbres. Gain d’argent : Savez-vous que les utilisateurs de timbres sur-affranchissent très souvent. Avec une machine à affranchir, vous pouvez affranchir chaque pli au centime près et mettre fin au sur-affranchissement. Enfin, en n’achetant plus de timbres, vous n’immobilisez plus d’argent inutilement. La machine à affranchir vous permet également de contrôler et d’analyser vos dépenses d’affranchissement. Les machines proposées par DOC’UP, par exemple, offrent jusqu’à 100 comptes de gestion distincts protégés par code d’accès. Gain d’image : Utiliser une machine à affranchir donne du statut et une image de sérieux. La machine à affranchir permet en outre de communiquer des informations ou des messages utiles (adresse, téléphone, site internet, promotion, vœux…) au moyen de l’empreinte publicitaire imprimée sur les enveloppes.

Le coût d'une machine à affranchir est-il justifié pour affranchir quelques lettres par jour ?

Oui. Avec la nouvelle génération de très petites machines à affranchir connectées, répondant à la norme tpMAc™, chaque entreprise peut désormais s’équiper d’une machine à affranchir pour quelques euros seulement par mois. Même si le volume de courrier à affranchir est très faible (quelques lettres par jour), le coût de location très modéré des machines tpMAc™ et les bénéfices qu’elles offrent justifient pleinement cet équipement.

Que devez-vous savoir sur les nouvelles normes de La Poste en matière d'affranchissement ?

Les nouvelles réglementations de La Poste ont institué différentes normes pour les machines à affranchir et une classification qui permet de distinguer : Les Très Petites Machines à Affranchir Connectées (norme tpMAc™) pour un faible volume d’affranchissement : jusqu’à 30 lettres par jour. La norme tpMAC™ a été définie pour permettre aux très petites entreprises d’accéder à la machine à affranchir. Le courrier affranchi par une machine à affranchir tpMAC™ peut être déposé dans n’importe quelle boîte aux lettres de rue : inutile d’aller à La Poste. Le procédé Quickstart permet en outre aux utilisateurs de machines tpMAc™ d’éviter la procédure habituelle d’autorisation et d’utiliser immédiatement leur machine. Les Machines à Affranchir intelligentes (norme MAi) pour un volume d’affranchissement supérieur à 1.500 €/mois.

La machine à affranchir a-t-elle en mémoire les tarifs postaux ?

Les tarifs postaux peuvent être installés et mémorisés, selon les cas, dans la machine à affranchir ou bien dans la balance postale calculatrice de tarifs, au moyen d’une carte informatique (PROM…) ou par téléchargement. DOC’UP permet, depuis son propre serveur, le téléchargement des tarifs postaux (coût forfaitaire). Tout se fait instantanément et à distance : la mise à jour de tarifs postaux devient un jeu d’enfants.

Qu'est-ce qu'une empreinte publicitaire ?

Les machines à affranchir impriment sur les enveloppes ou sur les étiquettes postales une “flamme” comprenant des mentions postales (montant de l’affranchissement, type de service…) et une empreinte publicitaire (zone rectangulaire de quelques centimètres carrés). L’empreinte publicitaire permet de communiquer des informations ou des messages utiles (adresse, téléphone, site internet, promotion, vœux…).

Peut-on changer d'empreinte publicitaire ?

Tout dépend de la machine à affranchir dont vous disposez. Avec les machines à affranchir proposées par DOC’UP, entièrement numériques, vous pouvez mémoriser jusqu’à 8 empreintes publicitaires différentes et les rappeler instantanément depuis l’écran tactile. Chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs peut ainsi disposer d’une empreinte publicitaire spécifique.

Peut-on affranchir les colis et les plis épais ?

Les colis et les plis trop épais pour passer dans une machine à affranchir peuvent tout de même être affranchis avec une machine à affranchir. Les machines à affranchir peuvent en effet imprimer des étiquettes postales autocollantes.

La machine à affranchir permet-elle de comptabiliser les dépenses d'affranchissement ?

Les machines à affranchir disposent généralement de comptes de gestion permettant de comptabiliser les dépenses postales ou de compter le nombre de plis affranchis. Les machines à affranchir proposées par DOC’UP offre jusqu’à 100 comptes de gestion distincts protégés par des codes d’accès. Chaque service ou département peut donc comptabiliser ses propres dépenses postales. Nos machines permettent en outre d’imprimer des statistiques détaillées, par type de service postal (Lettre, Ecopli, Recommandé…), de destination et de poids.

Peut-on réserver l'accès de la machine à affranchir à certaines personnes ?

Oui, l’utilisation des machines à affranchir, notamment celles proposées par DOC’UP, est protégée par un code secret. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent ainsi utiliser la machine.

Questions relatives à la mise sous pli automatique du courrier

À partir de quel volume de courrier la mise sous plus automatique est-elle envisageable ?

L’utilisation d’une petite mise sous pli automatique est justifiée à partir de quelques dizaines de lettres par jour. A fortiori, pour des volumes plus importants de courrier, une mise sous pli apporte des gains de productivité très importants et le coût d’acquisition est largement compensé par les économies de main d’œuvre réalisées et les autres bénéfices liés à ce type d’équipement : rapidité des envois, confidentialité du traitement (bulletins de salaire, relevés de points, invitations…), possibilité de gérer des mailings en interne sans l’aide de prestataires extérieurs…

Peut-on louer une machine de mise sous pli ?

Les machines de mise sous pli peuvent s’acheter ou se louer. Il existe différents types de contrats de location-entretien. Nous consulter à ce sujet.

À quoi sert une machine de mise sous pli (ou mise sous enveloppe) ?

Une machine de mise sous pli automatique a plusieurs fonctions : elle assemble les documents, les plie, les insère dans l’enveloppe puis ferme et colle l’enveloppe. Le tout, entièrement automatiquement. Les mises sous pli permettent donc de supprimer des heures de main d’œuvre fastidieuses et coûteuses.

Une mise sous pli peut-elle être utilisée par n'importe qui, sans formation ?

Les mises sous pli sont devenues à la fois plus fiables et plus simples à utiliser. Nos mises sous pli Smart’Mail sont des machines 100% automatiques. Aucun réglage : tout est automatisé. L’utilisateur n’a qu’à charger les documents dans les alimenteurs et la machine s’occupe du reste.

Peut-on insérer plusieurs documents dans la même enveloppe ?

Chaque matériel a ses propres caractéristiques et pourra insérer un nombre de documents plus ou moins élevé. Nos mises sous pli Smart’Mail permettent d’insérer jusqu’à 8 documents dans la même enveloppe et jusqu’à 6 mm (épaisseur) de documents au total. Les mises sous pli sont dotées d’un ou plusieurs alimenteurs. La Smart’Mail 10 peut en compter jusqu’à 5.

Peut-on traiter des séries de plis dont le contenu est variable ?

Oui. Nos mises sous pli automatiques peuvent être dotées d’une lecture optique qui analyse les codes optiques placés sur les documents porte-adresse et permet de personnaliser le contenu de chaque pli (ajout sélectif d’encart, fonction de comptage sur les alimenteurs…). C’est un atout précieux pour réaliser des mailings personnalisés ou des envois de gestion complexes (relevés de comptes ou factures avec nombre variable de feuillets…).

Comment l'intégrité des plis est-elle assurée ?

Les machines de mises sous pli assurent l’intégrité des plis grâce à des détecteurs de double et de manque. En cas de plis non conformes, la machine s’arrête et laisse l’utilisateur récupérer les documents concernés. Un module d’éjection peut, sur certains matériels (la Smart’Mail 10 notamment), permettre de récupérer les plis non conformes sans interrompre le traitement du courrier. Dans tous les cas, l’intégrité des plis est assurée. De plus, avec nos machines de mise sous pli, les documents sont toujours facilement accessibles en cours de traitement.